Dlaczego przemyślana komunikacja wewnętrzna jest istotna w firmie zatrudniającej 200 pracowników?
W firmie tej wielkości – nieco za dużej, by wszystkie informacje mogły „krążyć same”, i zbyt małej, by mieć wieloosobowy dział PR – komunikacja wewnętrzna staje się krytycznym narzędziem organizacyjnym. Z transkrypcji podcastu z udziałem Ady Boruckiej (ekspertki komunikacji wewnętrznej) wynika jasno: nawet jeśli formalnie nie zaplanujesz komunikacji, i tak się ona zadzieje – ale bez Twojej kontroli.
🔍 Dlaczego to takie ważne?
1. Pracownicy muszą wiedzieć „po co”
Ludzie chcą rozumieć sens swojej pracy. Gdy tego brakuje, spada zaangażowanie, pojawia się frustracja, a komunikaty o „wizji firmy” zderzają się z rzeczywistością niedziałającej drukarki czy różnych standardów papieru toaletowego w dwóch lokalizacjach.
2. Zarząd bywa odklejony
Zarządzający często operują na poziomie „strategii i zysków”, nie znając codziennych bolączek pracowników. Przemyślana komunikacja pomaga urealnić przekaz i uniknąć poczucia, że prezes „mówi z innego świata”.
3. Komunikacja to nie gadanie – to proces słuchania
Dobra komunikacja to nie tylko przekazywanie informacji, ale także stworzenie systemu słuchania. Bez tego nawet najbardziej wzniosłe hasła nie zadziałają.
4. Brak komunikacji = plotki
Jeśli firma nie zapewni jasnych, regularnych źródeł informacji, to rolę „newslettera” przejmą palarnie, czaty prywatne i… fryzjer. I właśnie tam powstaje alternatywna wersja rzeczywistości.
🧭 Jak opracować założenia komunikacji wewnętrznej – krok po kroku
✅ 1. Określ cel komunikacji
Zadaj pytania:
- Co chcę, by moi ludzie wiedzieli?
- Jaką zmianę chcę wywołać?
- Czy chodzi o informowanie, motywowanie, tłumaczenie?
✅ 2. Zbuduj strukturę komunikacyjną
Dla 200-osobowej firmy sensowne minimum to:
- comiesięczny newsletter z podsumowaniem działań,
- kwartalne spotkania firmowe (offline lub online),
- kanał bieżący – np. MS Teams, intranet, grupowy Slack, gdzie wrzuca się newsy i zaproszenia,
- roczny event (celebracyjny) – podziękowanie, podsumowanie, integracja.
✅ 3. Zadbaj o kanały słuchania
- Sesje Q&A z zarządem,
- Anonimowe ankiety nastroju (raz na kwartał),
- Cykliczne spotkania skip-level (np. dyrektor lunchuje z osobami spoza swojej linii raportowania),
- Nieformalna obecność liderów „w kuchni”, przy kawie – by posłuchać, nie tylko mówić.
✅ 4. Dostosuj formę do odbiorcy
Nie każdy lubi maile. Niektórzy wolą podcast firmowy, inni post na tablicy przy wejściu. Dobierz medium do grupy:
- Produkcja: plakaty, SMS-y, krótkie wideo,
- Biuro: newsletter, Teams, prezentacje,
- Liderzy: raporty, spotkania strategiczne.
✅ 5. Komunikuj regularnie i przewidywalnie
- Informacja raz w tygodniu (np. poniedziałkowy update),
- Podsumowanie miesiąca – zawsze tego samego dnia,
- Spotkanie kwartalne – zapowiedziane z wyprzedzeniem.
🎯 Przykłady z życia:
🔸 Firma produkcyjna – 250 osób
Wdrożyła radiowęzeł z 2-minutowym „serwisem informacyjnym” codziennie rano. To działało lepiej niż maile – bo 80% ludzi nie ma służbowego komputera.
🔸 Firma handlowa – 180 osób
Wprowadziła grupę WhatsApp do szybkiego informowania o wynikach, konkursach i zmianach grafików. Prosty, nieformalny język, dużo emoji – i wysokie zaangażowanie.
🔸 Firma usługowa – 220 osób
Postawiła na newsletter w formie memów i wideo, bo klasyczne teksty nikt nie czytał. Prezes nagrywał 3-minutowy film raz w miesiącu z prostym podsumowaniem.
✏️ Podsumowanie
Dobra komunikacja wewnętrzna to nie luksus – to fundament organizacyjnej efektywności.
W firmie 200-osobowej to sposób na:
- zatrzymanie plotek,
- wyjaśnianie decyzji,
- budowanie zaufania do liderów,
- zwiększanie zaangażowania.
Oto trzy propozycje tematyki podcastów z prezesem, które mogą realnie wzmocnić komunikację wewnętrzną w firmie, zwiększyć zaangażowanie pracowników i pokazać „ludzką twarz” zarządu. Każdy z nich celowo łączy informację, emocję i kontekst, by pracownicy chcieli ich słuchać, a nie tylko „odhaczyć”.
🎙️ Podcast 1: „Po co to wszystko? O strategii, która ma sens”
Cel: Wyjaśnić pracownikom dokąd zmierza firma, dlaczego podejmowane są konkretne decyzje i jak każdy dział ma w tym swoją rolę.
Zawartość:
- Co dziś napędza firmę? Gdzie chcemy być za rok?
- Czy naprawdę musimy rosnąć? Co oznacza „sukces” w naszym przypadku?
- Kilka przykładów: jak zmiana jednego procesu w produkcji wpłynęła na obsługę klienta.
- Podziękowanie za konkretne działania ludzi „w tle”.
Dlaczego to działa: Pracownicy czują, że mają sensowną rolę. Zmniejsza to plotki i „dysonans strategiczny” („czemu robimy X, skoro nikt tego nie tłumaczy?”).
🎙️ Podcast 2: „Ludzie robią robotę” – o tym, co nas trzyma razem
Cel: Pokazać kulturę firmy oczami prezesa – nie jako PR-owy monolog, ale jako opowieść o ludziach i relacjach.
Zawartość:
- Co mnie osobiście zaskoczyło w ostatnim czasie w zespole?
- Historia jednego sukcesu, który wydarzył się „po cichu” – np. magazynier uratował dostawę.
- Co doceniam w tej organizacji? Jakie wartości widzę na co dzień?
- Co mnie kiedyś zirytowało – i co z tego zrozumiałem jako szef?
Dlaczego to działa: Pokazuje prezesa jako człowieka, buduje emocjonalną więź, wzmacnia wewnętrzną dumę z pracy.
🎙️ Podcast 3: „Zapytaj mnie o cokolwiek” – czyli prezes odpowiada na pytania ludzi
Cel: Przekształcić jednostronną komunikację w dwustronny dialog.
Zawartość:
- Zebrane wcześniej pytania z anonimowego formularza.
- Pytania trudne i łatwe: „Czy będą podwyżki?”, „Dlaczego nie mamy wody gazowanej w kuchni?”, „Jakie książki polecasz?”.
- Szczere odpowiedzi, bez „korpomowy”.
Dlaczego to działa: Zwiększa zaufanie, daje poczucie sprawczości, przełamuje bariery.
🎧 Wszystkie odcinki mogą trwać 10–15 minut i być dostępne w formie audio lub wideo (YouTube, intranet, Teams). Jeśli chcesz, mogę też przygotować scenariusze, tytuły odcinków, intro lektorskie, a nawet zapowiedzi do newslettera.
Daj znać, który format chcesz rozwinąć!
